Aan de slag met privacy in de sportvereniging
Vanaf 25 mei 2018 geldt er nieuwe, strengere regelgeving op het gebied van privacy, de zogeheten Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG).Deze regels gelden ook voor sportverenigingen. Dit artikel helpt clubs om aan de slag te gaan met de nieuwe wetgeving.
Update 14 mei
Het komt nu echt snel dichterbij, de inwerkingtreding van de AVG, de nieuwe privacywet. Op 25 mei is het zo ver, dus heb je nog niet goed op een rij wat je daarvoor moet regelen, maak dan vooral gebruik van het stappenplan speciaal voor sportverenigingen en ga aan de slag. En omdat ook de informatie en voorlichting over de AVG steeds beter en uitgebreider wordt, is er nu een update van het al beschikbare Q&A-document en een nieuwe model-geheimhoudingsverklaring beschikbaar.
Alle bij Badminton Nederland aangesloten verenigingen kunnen gebruikmaken van het stappenplan. Een login kun je aanvragen via info@badminton.nl . Het uitgebreide Q&A-document werd zeer recent al onder de aandacht gebracht in een artikel op Sport.nl/Voorclubs. De nu beschikbare aanvulling op dit document is gebaseerd op vragen die de afgelopen weken veel naar voren kwamen. Zo hadden clubs veel vragen over de verwerkingsovereenkomst.
De praktijk leert overigens ook dat sportclubs veel vragen hebben over het gebruik van foto’s op hun website. Wat mag straks wel en wat mag niet? Belangrijk is vooral dat teamfoto’s en aanverwanten zeker gebruikt mogen worden, als er maar toestemming is gevraagd aan de leden. Veel maatregelen aangaande de nieuwe privacywet draaien overigens om toestemming van gebruik en zorgvuldige behandeling van persoonlijk informatie. De stichting AVG voor Sportverenigingen legde onlangs op Sport.nl/Voorclubs nog uit waarom elke club aan het werk moet om dit goed te regelen.
En het te gebruiken model voor een geheimhoudingsverklaring die je door werknemers en vrijwilligers op jouw club kunt laten ondertekenen, is dus op een aantal punten gewijzigd. Maak vooral gebruik van de nieuwe versie. Deze meest recente editie is ook verwerkt in het stappenplan.
Eerder geplaatste informatie
Sportbonden en NOC*NSF hebben de afgelopen periode verschillende mogelijkheden onderzocht om sportclubs te faciliteren en ondersteunen, om hen (nog beter) in staat te stellen om te voldoen aan wetten en regels rondom privacy. Via onderstaande artikelen word je aan de hand van verschillende aspecten geïnformeerd over de AVG en wat je als sportclub zou kunnen en/of moeten doen om te voldoen aan de wetgeving.
Artikelenreeks
Eerder verscheen op deze site al een artikel, waarin een groot aantal basisbegrippen met betrekking tot de AVG werden verklaard. De daarin aangekondigde vervolgartikelen vind je in dit artikel. Om te beginnen is er een artikel gewijd aan de uitleg van het 'verwerkingsregister'. Besproken wordt waarom je als club een dergelijk register moet bijhouden, welke gegevens erin moeten staan en er worden nuttige tips gegeven.
De volgende stap in het proces wordt nader uitgelegd in het artikel over informatiebeveiliging. Als club heb je de plicht om gegevens te beveiligen en in dit artikel lees je hoe je dat het beste kunt doen.
Een begrip, wat ook een belangrijke rol speelt in de AVG is de privacyverklaring. Daarover, en over het vragen van toestemming gaat het vierde artikel. En het laatste artikel gaat over marketing en online publicaties. Daarin wordt nader ingegaan op bijvoorbeeld het SPAM-verbod, de regels voor het delen van contactgegevens met bijvoorbeeld sponsoren en de regels voor social media gebruik.
De hierboven aangeduide artikelenreeks werd geschreven door juristen van CMS. Download ze en bespreek ze binnen het clubbestuur of binnen de projectgroep/werkgroep binnen je club.
Stappenplan AVG (Sport)
NOC*NSF en de deelnemende bonden willen graag sportclubs helpen bij het voldoen aan de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG). Hiervoor hebben zij afspraken gemaakt met de Stichting AVG, die een stappenplan heeft ontwikkeld. Dit stappenplan neemt je mee in de acties die je dient te ondernemen op het vlak van bijvoorbeeld ICT, interne procedures en contracten. Het stappenplan is aangepast voor de sport. Het ‘Stappenplan AVG voor sportclubs’ is een hulpmiddel om te voldoen aan de AVG. Voor de volledige tekst van de AVG klik hier.
Toegang tot het stappenplan verloopt via de sportbonden. Inmiddels zijn er 27 sportbonden bij dit initiatief betrokken. Mocht je gebruik willen maken van het stappenplan, neem dan contact op via info@badminton.nl.
Het stappenplan biedt geen garantie dat na het doorlopen van de stappen jouw vereniging daadwerkelijk voldoet aan de AVG. NOC*NSF en de deelnemende bonden zijn dan ook op geen enkele manier aansprakelijk voor eventuele negatieve gevolgen die zouden kunnen ontstaan uit het volgen van het stappenplan.
Let op: Na het doorlopen van het stappenplan kun je een AVG-verklaring aanvragen bij Stichting AVG. Dit is een zelf-verklaring. Je verklaart hiermee zelf dat jouw vereniging het stappenplan heeft doorlopen en acties heeft ondernomen. Stichting AVG bekijkt alleen of het stappenplan is ingevuld. Zij doet geen inhoudelijk onderzoek of de stappen juist zijn gevolgd. Jouw vereniging is en blijft zelf verantwoordelijk om te (blijven) voldoen aan de AVG.
Bijeenkomsten
Naast het stappenplan worden er door Team Sportservice in de provincies Noord- en Zuid-Holland en Utrecht ook bijeenkomsten georganiseerd, waar sportverenigingen onder begeleiding het stappenplan kunnen volgen. Daarover lees je hier meer.
Bron: sport.nl/voorclubs