Succesvol vrijwilligersbeleid is doen. Maar wel met een slimme strategie
De grootste uitdaging voor succesvol vrijwilligersbeleid binnen een (badminton)vereniging is…. om daadwerkelijk te starten met vrijwilligersbeleid. Dat stelde Niels van Weert meteen bij het begin van de workshop ‘Meer vrijwilligers in kortere tijd’, die op dinsdagavond 9 oktober tijdens de Yonex Dutch Open werd gegeven. Het was de opening van de Waanzinnige Workshop Week.
Maar waarom is het zo moeilijk om daadwerkelijk te starten met gestructureerd en strategisch vrijwilligersbeleid? Volgens Niels van Weert zijn de feitelijke stappen, die genomen kunnen worden, niet echt heel erg ingewikkeld maar heeft iedereen ook nog veel andere verplichtingen. Je moet immers ook nog ‘gewoon’ werken bij je baas. Of je staat de volgende ochtend weer vroeg op om je kinderen naar school te brengen. Kortom… succesvol vrijwilligersbeleid is wel een kwestie van dóen.
Cultuur
“En, het is ook een kwestie van de moed om de cultuur binnen je vereniging te willen veranderen,” zo vertelde Niels. “Je zou per definitie moeten uitstralen dat het vanzelfsprekend is dat je iets doet binnen je vereniging. Uiteindelijk kan het zelfs zo zijn dat leden elkaar er op gaan aanspreken als men zich niet inzet voor de vereniging.”
Maar niets gaat vanzelf. Er is wel degelijk een stappenplan op weg naar succesvol vrijwilligersbeleid.
Niels besprak ze.
Stap 1
Inventariseer wat de huidige vrijwilligers doen.
Wie doet wat? Hoeveel uren zijn de mensen per week kwijt? Hoe is de belasting aan werk per persoon?
Stap 2
Je gaat campagne voeren. Dus, je gaat vrijwilligers werven. De vraag is uiteraard hóe je dat doet? De belangrijkste tip van Niels was in ieder geval om NOOIT een 'noodkreet' te plaatsen. Zeker niet extern. Deze kan nl. negatieve effecten sorteren ten aanzien van bijvoorbeeld je ledenwerving. Potentiële leden zouden kunnen denken dat de club niet lekker loopt.
Probeer een campagne altijd positief in te steken. Met humor. Maak leuke filmpjes en voer deze campagne ook binnen een kort tijdbestek, waarin je dus veel focus op de boodschap kunt hebben.
Laat in die boodschap ook zien dat alles wat binnen de vereniging gebeurt, alleen maar tot stand komt door.... vrijwilligers. Veel leden staan er niet bij stil (gek genoeg) dat een vereniging uit vrijwilligers bestaat. Laat zien dat vrijwilligers mensen zijn!
Stap 3
Breng de achterban op de hoogte dat ze benaderd worden. Bijvoorbeeld een brief sturen aan alle leden, dat ze binnen twee weken worden gebeld. En, kom die belofte na.
Stap 4
Benader de mensen dan ook persoonlijk. Dus, dit is de vervolgactie op de 'aankondigingsbrief' uit stap 3. Het succes in deze stap zit hem vooral in de zgn. face-to-face-benadering. Want, het is voor vrijwilligers-in-spé heel prettig om juist benaderd te worden door iemand die ze kennen.(....
Als mensen dan antwoorden dat ze 'geen tijd' hebben, dan is jouw antwoord: "Ik ben niet op zoek naar je tijd; ik ben op zoek naar hetgeen waar je goed in bent."
(...)
De kans stijgt aantoonbaar dat mensen dan écht naar je gaan luisteren en dat ze zich (toch) willen inzetten.
foto: Niels van Weert legt uit hoe je de achterban van je vereniging kunt benaderen.
Stap 5
Geef dan nieuwe vrijwilligers een taak en zorg dat je ze behoudt.....
Weten hoe dit afloopt?
Neem contact op met Koen Berends, Manager Verenigingsondersteuning bij Badminton Nederland.
Goede waardering
De workshop werd door de deelnemers goed gewaardeerd. Uit de na afloop ingevulde evaluatieformulieren bleek dat de workshop een gemiddeld eindcijfer van 8,6 haalde.
Enkele quotes van de deelnemers, allemaal bestuurders, vrijwilligers en commissieleden van badmintonverenigingen in Nederland:
"De workshopgever is erg goed; hij reageert goed op de groep en heeft elke keer weer een helder verhaal met voorbeelden."
"De workshopgever heeft duidelijk zelf ervaring met het werven van vrijwilligers; het is leuk om ook die ervaringsverhalen te horen."
"Ik vond de workshop verfrissend en nuttig."
"De workshopgever slaagde er in om ons te laten omdenken m.b.t. ons vrijwilligersbeleid."