AVG en privacy

AVG en privacy: wat moet jouw badmintonvereniging regelen?

Als badmintonvereniging verwerk je regelmatig persoonsgegevens. Denk aan de contactgegevens van leden, informatie over jeugdspelers, trainers en vrijwilligers, inschrijvingen voor competities en toernooien en foto's van verenigingsactiviteiten.

Het is belangrijk dat je als vereniging zorgvuldig met deze gegevens omgaat. Maar wat zijn precies de regels? En wat moet jouw vereniging regelen om te voldoen aan de privacywetgeving?

In dit artikel leggen we uit wat de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) betekent voor jouw badmintonvereniging. Ook lees je hoe de gegevensuitwisseling met Badminton Nederland werkt en welke praktische maatregelen je kunt nemen om de privacy van leden, vrijwilligers en andere betrokkenen te beschermen.

Wat is de AVG?

Sinds 25 mei 2018 geldt de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG). Deze Europese privacywet is van toepassing op alle organisaties die persoonsgegevens verwerken. Dus ook op badmintonverenigingen. Daarnaast geldt in Nederland de Uitvoeringswet AVG (UAVG).

De AVG stelt eisen aan het verzamelen, gebruiken, bewaren, delen en beveiligen van persoonsgegevens.

Als vereniging ben je verantwoordelijk voor een zorgvuldige omgang met deze gegevens. Je moet bovendien kunnen aantonen dat je aan de privacyregels voldoet. Dit noemen we de verantwoordingsplicht.

Wanneer je vereniging niet voldoet aan de AVG, kan dit leiden tot klachten, reputatieschade en in ernstige gevallen een boete van de Autoriteit Persoonsgegevens.

De zes basisprincipes van de AVG

Iedere badmintonvereniging die persoonsgegevens verwerkt, moet zich houden aan zes basisprincipes.

1. Rechtmatigheid, behoorlijkheid en transparantie

Je mag persoonsgegevens alleen verwerken als daar een geldige wettelijke grondslag voor bestaat. Daarnaast moet je zorgvuldig, eerlijk en transparant omgaan met de gegevens.

Voorbeeld: Bij het aanmelden van een nieuw lid verzamelt je vereniging gegevens zoals naam, geboortedatum en contactgegevens. Je moet duidelijk uitleggen waarom je deze gegevens nodig hebt, waarvoor je ze gebruikt en met wie je ze eventueel deelt, bijvoorbeeld met Badminton Nederland voor de ledenregistratie.

2. Doelbinding

Je mag persoonsgegevens alleen verzamelen en gebruiken voor vooraf bepaalde, duidelijke en gerechtvaardigde doeleinden.

Voorbeeld: Als je e-mailadressen van leden verzamelt voor communicatie over trainingen en wedstrijden, mag je deze niet zomaar gebruiken voor commerciële acties van externe partijen.

3. Dataminimalisatie

Je mag niet meer persoonsgegevens verzamelen dan noodzakelijk is voor het doel waarvoor je ze nodig hebt.

Voorbeeld: Voor het aanmelden van een deelnemer aan een recreatief badmintontoernooi zijn meestal alleen een naam en relevante contact- of deelnamegegevens nodig. Het is niet nodig om aanvullende privégegevens op te vragen als die geen functie hebben.

4. Juistheid

De persoonsgegevens die je vereniging verwerkt, moeten correct en actueel zijn. Onjuiste gegevens moeten waar nodig worden aangepast of verwijderd.

Voorbeeld: Wanneer een lid verhuist of een ander e-mailadres krijgt, moet de ledenadministratie worden bijgewerkt.

5. Opslagbeperking

Je mag persoonsgegevens niet langer bewaren dan noodzakelijk is voor het doel waarvoor je ze hebt verzameld. Voor sommige gegevens gelden wettelijke bewaartermijnen.

Voorbeeld: Als een lid het lidmaatschap opzegt, moet je beoordelen welke gegevens nog nodig zijn, bijvoorbeeld vanwege financiële verplichtingen, en welke gegevens kunnen worden verwijderd.

6. Integriteit en vertrouwelijkheid

Je moet persoonsgegevens goed beveiligen tegen verlies, onbevoegde toegang en misbruik. Voor bijzondere persoonsgegevens, zoals gezondheidsgegevens, gelden aanvullende regels.

Voorbeeld: Zorg ervoor dat alleen bevoegde bestuursleden toegang hebben tot de ledenadministratie. Gebruik sterke wachtwoorden, bij voorkeur met tweestapsverificatie, en deel ledenlijsten niet zomaar via e-mail of WhatsApp.

Wat betekent de verantwoordingsplicht voor jouw vereniging?

De AVG verplicht je niet alleen om zorgvuldig met persoonsgegevens om te gaan. Je moet ook kunnen aantonen dat je dit daadwerkelijk doet.

Als badmintonvereniging moet je bijvoorbeeld inzichtelijk kunnen maken:

• welke persoonsgegevens je verwerkt en waarom;
• op welke wettelijke grondslag je dat doet;
• hoe je leden, ouders, trainers en vrijwilligers informeert;
• welke beveiligingsmaatregelen je hebt getroffen;
• met welke externe partijen je persoonsgegevens deelt;
• hoe lang je persoonsgegevens bewaart;
• hoe je omgaat met verzoeken van leden over hun persoonsgegevens.

Een verwerkingsregister kan helpen om dit overzicht vast te leggen. Voor veel verenigingen is zo'n register verplicht, bijvoorbeeld omdat zij structureel persoonsgegevens van leden verwerken.

Hieronder bespreken we de belangrijkste onderdelen die jouw badmintonvereniging op orde moet hebben.

1. Privacyverklaring

Iedere badmintonvereniging die persoonsgegevens verwerkt, moet betrokkenen duidelijk informeren over het gebruik van hun gegevens. Een privacyverklaring is hiervoor een praktisch en belangrijk middel.

In deze verklaring beschrijf je onder andere:

• welke persoonsgegevens de vereniging verzamelt;
• voor welke doeleinden deze gegevens worden gebruikt;
• op welke wettelijke grondslagen de verwerking is gebaseerd;
• hoe lang persoonsgegevens worden bewaard;
• met welke partijen gegevens worden gedeeld, bijvoorbeeld Badminton Nederland of leveranciers van administratiesoftware;
• welke rechten leden en andere betrokkenen hebben;
• bij wie betrokkenen terechtkunnen met privacyvragen.

Wat moet jouw vereniging doen?

Zorg ervoor dat de privacyverklaring eenvoudig te vinden is op de website van je vereniging. Wijs nieuwe leden bij hun aanmelding op de verklaring en informeer ook trainers, vrijwilligers en andere betrokkenen over de verwerking van hun persoonsgegevens.

Verandert er iets in de manier waarop je vereniging persoonsgegevens verwerkt? Bijvoorbeeld doordat je een nieuwe ledenadministratie gebruikt, cameratoezicht invoert of een nieuwe communicatie-app inzet? Controleer dan of je de privacyverklaring moet aanpassen.

2. Verwerkersovereenkomsten

Veel badmintonverenigingen maken gebruik van externe partijen die namens de vereniging persoonsgegevens verwerken.

Denk bijvoorbeeld aan:

• leveranciers van ledenadministratiesystemen;
• hostingpartijen die de verenigingswebsite beheren;
• aanbieders van digitale nieuwsbrieven;
• externe partijen die administratieve werkzaamheden uitvoeren.

Wanneer een externe partij namens jouw vereniging persoonsgegevens verwerkt, is een verwerkersovereenkomst verplicht.

Hierin leg je onder andere vast welke gegevens worden verwerkt, waarvoor deze worden gebruikt, hoe ze worden beveiligd en wat er met de gegevens gebeurt na beëindiging van de samenwerking.

Let op: Niet iedere partij waarmee je persoonsgegevens deelt, is automatisch een verwerker. Soms is een organisatie zelf verwerkingsverantwoordelijke. In dat geval is een verwerkersovereenkomst niet de juiste overeenkomst. Voor het delen van gegevens moet wel altijd een geldige grondslag bestaan.

Wat moet jouw vereniging doen?

Breng in kaart met welke externe partijen je samenwerkt en controleer of er verwerkersovereenkomsten nodig zijn. Zorg dat bestaande overeenkomsten actueel zijn en voldoen aan de AVG.

3. Gegevensuitwisseling tussen Badminton Nederland en verenigingen

Als aangesloten badmintonvereniging wissel je persoonsgegevens uit met Badminton Nederland. Dit is onder andere nodig voor de ledenregistratie, het organiseren van competities en toernooien en het uitvoeren van de dienstverlening van de bond.

Welke persoonsgegevens worden uitgewisseld?

Wanneer jouw vereniging een lid aanmeldt bij Badminton Nederland, worden persoonsgegevens vanuit de vereniging doorgegeven aan de bond.

Badminton Nederland gebruikt persoonsgegevens onder andere voor:

• het registreren en beheren van lidmaatschappen;
• het organiseren en uitvoeren van competities en toernooien;
• het communiceren met leden, verenigingen en vrijwilligers;
• het informeren en adviseren van aangesloten verenigingen;
• het uitvoeren van administratieve werkzaamheden en lidmaatschapsafspraken;
• belangenbehartiging, onderzoek en statistische doeleinden.

Badminton Nederland verwerkt persoonsgegevens voor de doeleinden en op de grondslagen die in de privacyverklaring van de bond zijn beschreven.

Gegevensuitwisseling via BN voor Verenigingen

Voor de ledenadministratie en gegevensuitwisseling maken Badminton Nederland en aangesloten verenigingen gebruik van BN voor Verenigingen.

Via dit platform kunnen verenigingen hun ledengegevens beheren en actualiseren. Ook vindt gegevensuitwisseling met Badminton Nederland plaats overeenkomstig de geldende afspraken.

Hierbij geldt dat:

• verenigingen inzicht hebben in de gegevens van hun eigen leden;
• Badminton Nederland inzicht heeft in de gegevens van leden die bij de bond zijn aangemeld;
• bepaalde verenigingsfunctionarissen, zoals voorzitters, secretarissen en penningmeesters, vanwege hun functie bekend kunnen zijn bij Badminton Nederland;
• gebruikers op basis van hun functie verschillende toegangsrechten kunnen krijgen.

Het is belangrijk dat jouw vereniging de ledenadministratie actueel houdt en alleen bevoegde personen toegang geeft tot persoonsgegevens.

Publicatie van gegevens bij competities

Bij deelname aan competities die door of onder verantwoordelijkheid van Badminton Nederland worden georganiseerd, kunnen bepaalde persoonsgegevens openbaar worden gepubliceerd.

Het gaat bijvoorbeeld om de voornaam, achternaam, het bondsnummer en de vereniging van deelnemers. Deze gegevens kunnen zichtbaar zijn via Badminton.nl en Toernooi.nl.

Dit ondersteunt de organisatie van competities, het identificeren van deelnemers en het registreren van wedstrijden en uitslagen.

Leden die vanwege hun specifieke persoonlijke situatie bezwaar hebben tegen publicatie van hun gegevens, kunnen contact opnemen met Badminton Nederland via info@badminton.nl. Dergelijke verzoeken worden beoordeeld volgens de geldende privacywetgeving.

Wie is verantwoordelijk voor de persoonsgegevens?

Zowel jouw vereniging als Badminton Nederland heeft verantwoordelijkheden bij het verwerken van persoonsgegevens.

De vereniging is verantwoordelijk voor de persoonsgegevens die zij voor haar eigen doeleinden verwerkt, bijvoorbeeld voor de ledenadministratie, trainingen en verenigingsactiviteiten.

Badminton Nederland is zelfstandig verwerkingsverantwoordelijke voor de persoonsgegevens die de bond voor haar eigen doeleinden verwerkt, zoals beschreven in de privacyverklaring.

Omdat Badminton Nederland voor deze verwerkingen zelf de doeleinden en middelen bepaalt, is niet automatisch een verwerkersovereenkomst tussen de vereniging en Badminton Nederland nodig.

Of aanvullende afspraken noodzakelijk zijn, hangt af van de specifieke verwerking en de rol van beide organisaties.

Wat moet jouw vereniging doen?

Zorg ervoor dat leden bij hun aanmelding worden geïnformeerd over het delen van persoonsgegevens met Badminton Nederland.

Verwijs daarbij naar zowel de privacyverklaring van je eigen vereniging als die van Badminton Nederland.

Bekijk de privacyverklaring van Badminton Nederland

4. Toestemming en het gebruik van foto's en video's

Binnen badmintonverenigingen worden regelmatig foto's en video's gemaakt. Denk aan teamfoto's, prijsuitreikingen, jeugdtoernooien en sfeerbeelden van trainingen en verenigingsactiviteiten.

Bij het publiceren van herkenbare personen moet je rekening houden met de AVG en eventuele andere toepasselijke regels, zoals het portretrecht.

In bepaalde situaties is toestemming nodig. Wanneer je toestemming als grondslag gebruikt, moet deze vrij, specifiek, geïnformeerd en ondubbelzinnig zijn gegeven. De toestemming moet bovendien eenvoudig kunnen worden ingetrokken.

Wat moet jouw vereniging doen?

• Informeer leden vooraf over het maken en gebruiken van foto's en video's.
• Bepaal voor welke publicaties toestemming nodig is, bijvoorbeeld op de website of sociale media.
• Wees extra zorgvuldig met foto's en persoonsgegevens van jeugdleden.
• Houd rekening met de regels voor toestemming van ouders of wettelijke vertegenwoordigers bij kinderen jonger dan 16 jaar.
• Zorg dat je kunt aantonen dat geldige toestemming is gegeven wanneer je daarop vertrouwt.
• Maak duidelijk hoe iemand bezwaar kan maken of toestemming kan intrekken.

Ga er niet automatisch van uit dat je foto's van leden mag publiceren omdat zij lid zijn van de vereniging.

5. Privacybeleid binnen de vereniging

Een privacyverklaring alleen is niet voldoende. Het is belangrijk dat iedereen die namens jouw badmintonvereniging met persoonsgegevens werkt, weet welke regels gelden.

Denk aan bestuursleden, ledenadministrateurs, trainers, jeugdcoördinatoren, vrijwilligers en commissieleden.

Maak daarom binnen je vereniging duidelijke afspraken over:

• wie toegang heeft tot de ledenadministratie;
• hoe ledenlijsten en contactgegevens worden gedeeld;
• hoe wordt omgegaan met gegevens van jeugdleden;
• het gebruik van e-mail, WhatsApp en andere communicatiekanalen;
• de beveiliging van computers, accounts en digitale systemen;
• het bewaren en verwijderen van persoonsgegevens;
• het herkennen en melden van datalekken;
• het omgaan met privacyverzoeken van leden.

Zorg ervoor dat bestuursleden en vrijwilligers alleen toegang krijgen tot persoonsgegevens die zij voor hun werkzaamheden nodig hebben. Maak ook duidelijke afspraken over geheimhouding.

Handboek Sport en Privacy van NOC*NSF

NOC*NSF heeft het Handboek Sport en Privacy ontwikkeld. Dit handboek is speciaal gericht op sportorganisaties en biedt praktische informatie over de toepassing van privacywetgeving binnen verenigingen en sportbonden.

Het bevat onder andere voorbeelden, praktische tips en uitleg over het verwerken en beveiligen van persoonsgegevens.

Het handboek is een waardevol hulpmiddel voor badmintonverenigingen die hun privacybeleid willen opstellen of verbeteren.

Bekijk het Handboek Sport en Privacy van NOC*NSF

6. Datalekken: wat moet jouw vereniging doen?

Ook bij badmintonverenigingen kan een datalek ontstaan. Denk bijvoorbeeld aan een verloren laptop met ledengegevens, een gehackt e-mailaccount of een ledenlijst die per ongeluk naar de verkeerde ontvanger wordt verstuurd.

Zorg ervoor dat je vereniging weet wat er moet gebeuren wanneer persoonsgegevens verloren gaan of onbedoeld bij anderen terechtkomen.

Niet ieder datalek hoeft te worden gemeld bij de Autoriteit Persoonsgegevens.

Als een datalek waarschijnlijk een risico oplevert voor de rechten en vrijheden van betrokkenen, moet dit in beginsel binnen 72 uur na ontdekking worden gemeld bij de Autoriteit Persoonsgegevens.

Bij een hoog risico moeten mogelijk ook de betrokken personen worden geïnformeerd.

Wat moet jouw vereniging doen?

• Stel een eenvoudig datalekprotocol op.
• Spreek af wie binnen het bestuur verantwoordelijk is voor het afhandelen van datalekken.
• Zorg dat trainers, vrijwilligers en bestuursleden weten bij wie ze een mogelijk datalek moeten melden.
• Leg datalekken vast in een intern datalekregister, ook wanneer melding bij de Autoriteit Persoonsgegevens niet nodig is.
• Neem bij een datalek direct maatregelen om verdere schade te voorkomen.

7. Praktische AVG-checklist voor badmintonverenigingen

Wil je weten of jouw vereniging de belangrijkste privacyzaken op orde heeft? Gebruik dan onderstaande checklist.

Privacy en administratie

• [ ] Onze vereniging heeft een actuele privacyverklaring.
• [ ] Nieuwe leden worden geïnformeerd over het gebruik van hun persoonsgegevens.
• [ ] We weten welke persoonsgegevens we verzamelen en waarvoor.
• [ ] We hebben vastgesteld welke wettelijke grondslagen van toepassing zijn.
• [ ] We hebben een actueel overzicht van onze gegevensverwerkingen.
• [ ] We hebben afspraken over bewaartermijnen en het verwijderen van gegevens.

Gegevensuitwisseling en beveiliging

• [ ] We informeren leden over de gegevensuitwisseling met Badminton Nederland.
• [ ] We hebben waar nodig verwerkersovereenkomsten met externe leveranciers.
• [ ] Alleen bevoegde personen hebben toegang tot de ledenadministratie.
• [ ] We gebruiken veilige wachtwoorden en passende beveiligingsmaatregelen.
• [ ] We gaan zorgvuldig om met persoonsgegevens van jeugdleden.

Communicatie en organisatie

• [ ] We hebben duidelijke afspraken over het publiceren van foto's en video's.
• [ ] Bestuursleden en vrijwilligers kennen de belangrijkste privacyregels.
• [ ] We hebben afspraken gemaakt over geheimhouding.
• [ ] We hebben een datalekprotocol.
• [ ] We weten hoe we moeten omgaan met privacyverzoeken van leden.

8. Meer informatie en ondersteuning

Wil je meer weten over de AVG en de verplichtingen voor jouw badmintonvereniging? Raadpleeg dan onderstaande informatiebronnen.

Badminton Nederland – Privacyverklaring

In onze privacyverklaring lees je welke persoonsgegevens Badminton Nederland verwerkt, voor welke doeleinden dit gebeurt, met welke partijen gegevens worden gedeeld en welke privacyrechten betrokkenen hebben.

Bekijk de privacyverklaring van Badminton Nederland

NOC*NSF – Handboek Sport en Privacy

Dit handboek biedt praktische informatie over de toepassing van de AVG binnen sportverenigingen en sportbonden.

Bekijk het Handboek Sport en Privacy

Autoriteit Persoonsgegevens

Op de website van de Autoriteit Persoonsgegevens vind je uitgebreide informatie over privacywetgeving, persoonsgegevens en de AVG.

Bekijk de informatie over de AVG

Vragen? Neem contact op met Badminton Nederland

Heb je als verenigingsbestuurder vragen over privacy, de verwerking van persoonsgegevens of de gegevensuitwisseling tussen jouw vereniging en Badminton Nederland?

Stuur dan een e-mail naar info@badminton.nl.

We helpen je graag verder met vragen over de verwerking van persoonsgegevens binnen de dienstverlening van Badminton Nederland.

Samen zorgen we voor een veilige en zorgvuldige omgang met persoonsgegevens binnen de badmintonsport.

Klik hier voor het PDF bestand met bovenstaande informatie.