FAQ - BN voor Verenigingen

Algemeen

Nieuwe ledenadministratiesoftware voor Badminton Nederland

Vanaf 2023 zal Badminton Nederland gebruik gaan maken van een nieuw centraal bondsadministratiesysteem voor de administratie van haar verenigingen en leden. Dit zal het huidige LA-online en LEA voor verenigingen vervangen. Het nieuwe platform zal onder de naam BN voor Verenigingen basis aangeboden worden aan alle verenigingen.

Wat is BN voor Verenigingen basis?

BN voor Verenigingen basis is het verenigingspakket voor het uitvoeren van basis verenigings- en ledenadministratie. In BN voor Verenigingen basis is het mogelijk om alle verenigingsgegevens terug te vinden en deze zelf actueel te houden. In BN voor Verenigingen basis worden de ledenmutaties doorgevoerd. Ook vindt er automatische data-uitwisseling plaats met Badminton Nederland conform afspraken/statuten. Tot slot is er ook een koppeling met toernooi.nl.

Wat verandert er voor verenigingen met de invoering van BN voor Verenigingen?

Verenigingen maken nu nog gebruik van LA-Online om hun administratie richting Badminton Nederland te beheren. Dat wordt begin januari 2023 vervangen door BN voor Verenigingen basis. De verenigingen zullen in BN voor Verenigingen basis de beschikking hebben over dezelfde functionaliteiten en meer. De eerste keer dat je BN voor Verenigingen basis opent zie je meteen de gegevens zoals die bij ons bekend zijn. Je voert zelf nieuwe leden in of wijzigt bestaande gegevens. De omgeving waarin je de gegevens invoert ziet er wel anders uit.

Wat zijn de kosten van BN voor Verenigingen basis?

BN voor Verenigingen basis wordt kosteloos ter beschikking gesteld aan alle verenigingen. Er is ook een premium pakket beschikbaar om je vereniging te organiseren, administreren en om met je leden te communiceren. De prijs voor het BN voor Verenigingen Premium pakket wordt in december 2022 vastgesteld in samenwerking met Badminton Nederland.

Tot wanneer kan ik mutaties doorvoeren?

Via LA-Online is het mogelijk tot uiterlijk 30 december 2022 12:00 uur mutaties door te voeren voor het aan- en afmelden van leden. Na dit moment kunnen er geen mutaties meer worden doorgevoerd voor 2022.

Worden alle leden die nu in de LA-Online administratie staan automatisch overgezet naar BN voor Verenigingen basis?

Alle bij de bond bekende leden op 30 december 2022 12:00 uur zullen worden gemigreerd naar BN voor Verenigingen basis. Wanneer een vereniging hierna zal inloggen in BN voor Verenigingen basis zullen deze gegevens direct zichtbaar zijn.

Wanneer stopt LEA voor verenigingen?

Momenteel is er nog geen einddatum bekend wanneer LEA voor verenigingen stopt te bestaan. Wel is het zo dat na 30 december 2022 12:00 uur mutaties niet meer worden gesynchroniseerd met de bondsadministratie die vanaf dat moment wordt geregistreerd in BN voor Verenigingen.

Moet ik mijn leden en bestuurders bijhouden en doorgeven via BN voor Verenigingen?

Ja, elke vereniging die lid is van Badminton Nederland moet alle leden aanmelden en zal in ieder geval de basisgegevens van de vereniging en de verplichte rollen moeten doorgeven (bijvoorbeeld voorzitter, penningmeester, secretaris).

Is het mogelijk om een ander verenigingspakket te koppelen met BN voor Verenigingen?

Momenteel is er geen mogelijkheid om andere pakketten te koppelen. Alle verenigingen melden vanaf januari hun leden aan in BN voor Verenigingen basis.

Login en toegang

Wanneer kun je (voor het eerst) inloggen in BN voor Verenigingen?

Alle bij Badminton Nederland bekende voorzitters, secretarissen, penningmeesters en ledenadministrateurs hebben op 6 januari 2023 gebruikersgegevens toegestuurd gekregen op het @badminton.nl bestuursadres. Zij kunnen inloggen in BN voor Verenigingen basis door op de link te klikken die in de e-mail staat. Geen e-mail ontvangen of geen inloggegevens meer voor het @badminton.nl e-mailadres. Laat het ons weten via info@badminton.nl.

Waar kan ik inloggen

De URL om in te loggen op BN voor Verenigingen is https://mijnvereniging.badminton.nl/

Wie kan er inloggen namens mijn vereniging?

De voorzitters, secretarissen en ledenadministrateurs van iedere vereniging ontvangen begin 2023 een e-mail met daarin de inloggegevens van de nieuwe BN voor Verenigingen basis. Dit zijn persoonlijke logins die niet doorgestuurd kunnen worden. Vervolgens kunnen deze gebruikers zelf andere gebruikers aanmaken, zodat je zelf kunt bepalen wie er toegang heeft tot de ledenadministratie.

Heb je in februari 2023 als voorzitter, secretaris of ledenadministratie nog geen login ontvangen? Neem dan contact met ons op via info@badminton.nl.

Ben je nieuw in functie van je vereniging?

Vraag dan andere gebruikers van je bestuur voor het aanmaken van een nieuw gebruikersaccount.

Hoe geef ik een (nieuwe) bestuurder toegang tot BN voor Verenigingen?

De bestuursleden en ledenadministrateurs behouden de controle over wie er toegang heeft tot de persoons- en verenigingsgegevens in BN voor Verenigingen basis. Zij kunnen nieuwe bestuursleden of ledenadministrateurs als gebruiker aanmaken en aftredende bestuursleden verwijderen.

Het verlenen van toegang voor een (nieuw) bestuurslid bestaat uit twee stappen. De eerste stap is het aanmaken en toewijzen van een lidmaatschap van een persoon. De tweede stap is het toevoegen van een nieuwe gebruiker in “gebruikersbeheer”. Volg de onderstaande stappen:

Ga naar ‘Gebruikersbeheer’, links bij het menu bij ‘Instellingen’. Klik vervolgens rechtsboven op de knop ‘Gebruiker toevoegen’. Je vult vervolgens de volgende velden in:

E-mail adres
Gebruikerstype: Clubbeheerder
Systeemrol

Sla de gegevens op en de gebruiker wordt aangemaakt. Druk vervolgens op ‘Stuur bevestigingsmail’.

De nieuwe gebruiker krijgt een e-mail om een wachtwoord in te stellen en kan inloggen met het e-mail adres (gebruikersnaam) en aangemaakte wachtwoord. De gebruikers die je toevoegt, hebben allemaal dezelfde rechten. Lukt dit niet of kom je er niet uit? Neem dan contact met ons op via info@badminton.nl.

Beveiliging, persoonsbescherming en AVG

Wie heeft er naast de ledenadministratie van mijn vereniging inzicht in de ledengegevens?

Aan de zichtbaarheid van gegevens verandert in beginsel niets. Verenigingen hebben inzicht in de gegevens van hun eigen leden, Badminton Nederland heeft inzicht in de gegevens van alle verenigingen en de leden die bij Badminton Nederland zijn aangemeld. Verenigingsleden zijn dus niet automatisch zichtbaar voor Badminton Nederland.

Pas zodra zij zijn aangemeld als actief lid of wanneer zij één van de door de Badminton Nederland zichtbare bondsrollen vervullen worden ze zichtbaar voor Badminton Nederland (bijvoorbeeld: voorzitter, secretaris, penningmeester, vertrouwenscontactpersoon).

Biedt het systeem verschillende rollen met meer of minder rechten (bijvoorbeeld raadplegen, invoeren, wijzigen, e.d.)?

Het systeem kent verschillende systeemrollen. Elke systeemrol is gekoppeld aan verschillende rechten in het systeem. Hierdoor is het mogelijk om gebruikers op basis van hun functie een bepaalde rol te geven in het systeem en daarmee toegang tot de nodige gegevens.

Tweestapsverificatie / 2FA / Twee-factor- authenticatie

Is er een twee-factor-authenticatie in de nieuwe BN voor Verenigingen basis omgeving?

De webapplicatie voor bondsmedewerkers en vrijwilligers van verenigingen maakt gebruik van 2-factor-authenticatie. Dit betekent dat je niet alleen je gebruikersnaam (e-mailadres) en wachtwoord nodig hebt om in te loggen, maar ook een code via je mobiele telefoon.

Waarom heeft BN voor Verenigingen basis een Twee-factor- authenticatie?

BN voor Verenigingen basis is beveiligd met 2-factor-authenticatie; dit betekent dat je niet alleen je e-mail en wachtwoord nodig hebt om in te loggen, maar dat er een extra beveiliging op zit. Het toevoegen van nog een extra factor aan het verificatieproces verhoogt de veiligheid van uw accounts en maakt het moeilijker voor een aanvaller om toegang te krijgen tot uw gegevens.

Ik wil liever geen gebruik maken van een Authenticatie-app op mijn mobiel. Hoe stel een authenticatie via mijn e-mailadres in?

Er zijn er twee manieren voor het instellen van de 2FA-verificatie: via een 2FA-verificatie app op je smartphone, en een 2FA-verificatie via je e-mailadres. Het instellen van de 2FA-verificatie via je e-mailadres gaat als volgt:

Stap 1: Ga naar BN voor Verenigingen. Heb je je account nog niet geactiveerd? Doe dat dan eerst.

Stap 2: Je ziet het volgende scherm. Klik op Email. Klik op de oranje knop ‘e-mail voor authenticatie in twee stappen’.

Zie je dit scherm niet of heb je al eens een andere 2FA-verificatie ingesteld en wil je deze wijzigen, dan kun je een e-mail sturen naar info@badminton.nl.

Je authenticatie via je e-mailadres is nu ingesteld. De volgende keer als je inlogt met je e-mailadres en wachtwoord, ontvang je een automatische e-mail (zie afbeelding) in je mailbox. Kopieer de 6 cijfers en voer deze in in BN voor Verenigingen. Let op: elke keer als je opnieuw wilt inloggen ontvang je een automatische e-mail met 6 nieuwe cijfers.

Eerst lukte het wel, maar nu lukt het niet meer om in te loggen met 2-factor-authenticatie. Hoe krijg ik weer toegang?

Je kunt één van je medebestuursleden die toegang hebben tot het platform vragen om de 2 factor authenticatie te resetten, zodat deze opnieuw ingesteld kan worden. Dit kan degene doen onder het kopje “Instellingen” en vervolgens “Gebruikersbeheer“, “Acties”, “Reset 2FA“. Mocht het niet lukken, dan kun je een e-mail sturen naar info@badminton.nl.

BN voor Verenigingen – Basisfunctionaliteiten

Welke basisfunctionaliteiten zijn er beschikbaar in BN voor Verenigingen basis?

In BN voor Verenigingen basis hebben verenigingsvrijwilligers toegang tot:

Beheer van verenigingsdetails
Beheer van bestuursleden
Beheer van gebruikers van BN voor Verenigingen basis
Administratie van leden

BN voor Verenigingen Premium

Welke premiumfunctionaliteiten zijn er beschikbaar in BN voor Verenigingen premium?

Ontwikkelaar FOYS biedt een compleet verenigings- en ledenadministratiepakket aan om jouw vereniging nog efficiënter en gemakkelijker te organiseren en te professionaliseren. BN voor Verenigingen Premium bevat onder meer het beheer van:

Verenigingsdetails

Eigen bestuur & commissies beheren om te tonen in de Badminton App en/of verenigingswebsite
Aanmaken en publiceren van registratieformulieren
Foto albums aanmaken en publiceren om te tonen in de Badminton App en/of verenigingswebsite
Sponsoren beheren om te tonen in de Badminton App

Administratie

Clublidmaatschappen beheren en toewijzen aan leden
Vrijwilligers registreren
Organisatiebeheer voor relaties
Teams en groepen beheer om leden in te delen
Marketing- en communicatielabel instellen en toewijzen aan leden

Financieel

Lidmaatschappen prolongeren en factureren
Handmatige facturen aanmaken voor personen en organisaties
Automatisch incassobatches genereren
Debiteurenbeheer inclusief automatische herinnering processen
Koppelingen met online betalingsdiensten en boekhoudapplicaties

Communicatie

Versturen van (push)berichten naar (groepen/teams) personen via e-mail en/of de Badminton App
Beheren van mailtemplates om in bulk te versturen
Nieuwsberichten aanmaken om te tonen in de Badminton App en/of verenigingswebsite

Kalender

Inrichten van trainingen en evenementen (voor groepen/teams) om te tonen in de Badminton App en/of verenigingswebsite
Aanwezigheidsregistratie, ook beschikbaar via de Badminton App

Vrijwilligersplanner

Aanmaken van vrijwilligerstaken en indelen van leden
Beheer van vrijwilligerspunten
Inschrijven voor vrijwilligerstaken via de Badminton App

Wat zijn de kosten van BN voor Verenigingen Premium in?

Er zijn geen kosten verbonden aan BN voor Verenigingen Premium in 2023. Deze wordt gratis aangeboden door Badminton Nederland. Er zijn wel een aantal voorwaarden. De voorwaarden die wij stellen zijn laagdrempelig en we helpen verenigingen die interesse hebben om daar aan te voldoen.

Deelnemen aan een bijeenkomst over het pakket BN voor Verenigingen Premium. Voordata kun je informeren via support@focusonyoursport.nl.
De tweede voorwaarde betreft het invullen van de verenigingsmonitor. Deze versturen wij jaarlijks aan het einde van het jaar naar alle verenigingen. Deze kun je online invullen en kost je maximaal 20 minuten. De input van deze monitor gebruiken wij om onze doelen te stellen voor de komende jaren.
De derde voorwaarde is het volgen van een training gericht op kader, trainers maar ook over bekende knelpunten bij verenigingen zoals Ledenbinding en -behoud. Dit kan dus variëren van een inspiratiesessie/webinar tot een volledige trainersopleiding. Hier zijn jullie helemaal vrij in. Voor meer informatie over deze opleidingen ga naar https://sportopleidingen.nl. Nog meer mogelijkheden zullen komen vanuit het Sportakkoord 2 (we zullen hierover communiceren). Het kan overigens ook een webinar/inspiratiesessie zijn die door Badminton Nederland wordt gegeven zoals afgelopen weekend tijdens de FZ FORZA – Nederlandse Loterij NK 2023 over Veilig sportklimaat zie https://www.badminton.nl/nieuws/hoe-cre%C3%ABren-we-samen-een-veilig-badmintonklimaat. Gedurende het jaar organiseren wij diverse bijeenkomsten.

De reden dat we deze voorwaarden stellen is omdat Badminton Nederland het heel belangrijk vindt dat badmintonverenigingen zich blijven ontwikkelen en ons voeden via bijvoorbeeld een Verenigingsmonitor of deelname aan bijeenkomsten. Ook vragen we op deze manier commitment van de vereniging die aan de slag gaan met BN voor Verenigingen Premium zodat dit ook daadwerkelijk gebruikt wordt: BN heeft jarenlang het gebruik van LEA voor Verenigingen financieel ondersteund terwijl het pakket afgenomen werd maar niet gebruikt. Desondanks hebben we besloten om ook in BN voor Verenigingen Premium te investeren omdat dit platform verenigingen helpt in het maken van een kwaliteitsstap niet alleen in de ledenadministratie maar ook in de communicatie en binding met leden waardoor verenigingen en badminton in Nederland sterker zullen worden.

Vanaf 2024 zullen er wel kosten in rekening worden gebracht voor BN voor Verenigingen Premium. De kosten in 2024 zijn 1 euro p/j per actief lid en in 2025 is dat 1,65 euro per actief lid p/j.

Heb je voor BN voor Verenigingen Premium een aparte overeenkomst nodig?

Voor het gebruik van BN voor Verenigingen Premium is het noodzakelijk een extra verwerkingsovereenkomst af te sluiten met FOYS. Voor de basis functionaliteiten van BN voor Verenigingen is dit niet nodig.

Ik heb nog een ontbrekende functionaliteit voor BN voor Verenigingen. Kan ik deze aan jullie doorgeven en hoe?

Ja graag! Eén van de uitgangspunten van Badminton Nederland is om deze digitale ontwikkeling van onze sport gezamenlijk op te pakken met verenigingen en leden. Jouw suggesties worden dus zeker meegenomen, dus laat je horen via info@badminton.nl. Een klankbordgroep van verenigingen voorziet de leverancier van input op hoe de nieuwe BN voor Verenigingen en app voor sporters zo goed mogelijk aansluit.

Vanaf wanneer kan ik gebruik maken van BN voor Verenigingen Premium?

Alle verenigingen die lid zijn van Badminton Nederland kunnen vanaf begin 2023 gebruik maken van BN voor verenigingen basis. Nu al kunnen verenigingen die belangstelling hebben voor de Premiumversie contact opnemen met info@badminton.nl.

Welke extra functies bevat de app bij gebruik van BN voor Verenigingen Premium?

Indien er gebruik wordt gemaakt van BN voor Verenigingen Premium is er een aantal extra mogelijkheden in de app ten opzichte van BN voor Verenigingen basis. In de app kan clubnieuws worden geplaatst, een clubagenda worden gecreëerd, aanwezigheid worden geregistreerd, teams en groepen worden aangemaakt en ook pushberichten worden gestuurd. Daarnaast is het mogelijk om de marketing en interesses te beheren en kunnen leden zich inschrijven voor vrijwilligerstaken.

Wat zijn de mogelijkheden voor websitebeheer bij BN voor Verenigingen?

BN voor Verenigingen Premium biedt tegen een extra vergoeding een CMS aan om een eigen website te beheren.

Is het mogelijk om BN voor Verenigingen te koppelen met de eigen bestaande website?

Ja, het is mogelijk om een koppeling te maken met de eigen bestaande website en BN voor Verenigingen.